FAQ - Unterstützung im Umgang mit Mein HPlus Office & der Service-App

1. Prüfen Sie bitte zunächst intern in Ihrem Unternehmen, ob bereits ein Unternehmensaccount besteht.
   
      - Falls ja, bitten Sie den Hauptnutzer Ihres Unternehmens Sie über das Service-Portal als Nutzer hinzuzufügen. Sie erhalten daraufhin eine Einladung per E-Mail. Folgen Sie bitte dem Link in der E-Mail, dieser führt Sie zur persönlichen Nutzerregistrierung.
   
      - Falls nein, setzen Sie mit der Registrierung Ihres Unternehmens über die Registrierungsmaske unter www.meinhplus.de/registrierung fort. Sie sind nun der Hautnutzer Ihres Unternehmens und können weitere Mitarbeiter Ihres Unternehmens hinzufügen und Rechte vergeben.  
2. In der Weboberfläche des Mein HPlus Service-Portals können Sie nun Kunden, Objekte und Termine für Instandsetzungen, Abnahmen oder Instandhaltungen anlegen. Weisen Sie die Termine direkt einem Kollegen bzw. Techniker zu.
3. Laden Sie sich die Mein HPlus Service-App aus dem App Store auf Ihr mobiles Endgerät herunter.
   Hinweis: Auch für die Nutzung der App muss die Nutzerregistrierung zuvor erfolgt sein, führen Sie diese bitte wie unter 1.A oder 1.B beschrieben durch.
4. Melden Sie sich mit Ihrer Email-Adresse und Ihrem Passwort in der App an. Sollten Sie Ihr Passwort vergessen haben, klicken Sie auf „Passwort vergessen“. Nach Eingabe Ihrer Mail-Adresse erhalten Sie umgehend eine E-Mail zum Zurücksetzen Ihres Passwortes.
5. Die Ihnen zugewiesen Aufgaben und Termine werden Ihnen nun direkt in der Übersicht angezeigt. Sie können nun loslegen mit der digitalen Prüfung.

Jetzt registrieren

Im Registrierungs-Bereich kann sich jeder registrieren.

Jetzt registrieren

Der Zugang ist direkt nach der Registrierung aktiv.

Die Anmeldung funktioniert mit Benutzername oder E-Mail-Adresse. Wenn beides vergessen wurde, ist das ein Problem. Wenn die Email-Adresse bekannt ist, kann diese für die Anmeldung genutzt werden. Der Benutzername ist anschließend im Profil einsehbar.

Für den Fall eines vergessenen Passworts kann auf der Mein HPlus-Startseite die Funktion „Passwort vergessen“ genutzt werden. Nach Eingabe des Benutzernamens, folgen Sie bitte den Anweisungen in der E-Mail, die Sie im Anschluss erhalten werden.

Nutzungsbedingungen, Datenschutzerklärung und die Vereinbarung zur Datenverarbeitung finden Sie unter portal.meinhplus.de unter Impressum & Rechtliches.

Es gibt drei Dokumente, die relevant sind:

• Datenschutzerklärung
• Nutzungsbedingungen
• Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (AV) - inkl. Anlage TOM

Alle drei Dokumente finden Sie in aktueller Form stets unter portal.meinhplus.de im Bereich Impressum & Rechtliches.

Mein HPlus und alle unsere Dokumente sind nach dem aktuellsten Stand der DSGVO ausgerichtet (siehe Datenschutzerklärung). Außerdem steht bei Fragen unser Datenschutzbeauftragter auch als Ansprechpartner für unsere Kunden direkt zur Verfügung.

Datenschutzbeauftragter
Hekatron Vertriebs GmbH
Brühlmatten 9
79295 Sulzburg
Tel.: +49 7634 500 344
E-Mail: datenschutz(at)hekatron.de

Ihre E-Mail können Sie auch verschlüsselt senden. Den PGP-Schlüssel können Sie hier herunterladen.

Unsere digitalen Dienste erfüllen einschlägige Datenschutzvorgaben und sind DSGVO-konform. Wir schulen unsere Mitarbeiter und verpflichten unsere Dienstleister. Darüber hinaus helfen wir Ihnen dabei, die Datenschutzverpflichtungen gegenüber Ihren Kunden zu erfüllen.

Die Daten sind nach aktuellem Stand der Technik gesichert. Wir haben kein datenbasiertes Geschäftsmodell und geben die Daten auch nicht an Dritte weiter.

Die Daten gehören Ihnen. Deren Verwendung wird genau und transparent geregelt geregelt.

Hekatron kann alle Daten der Kunden sehen – arbeitet aber datenschutzrechtlich nur als Auftragsverarbeiter. Die Details hierzu sind in der Datenschutzerklärung und im AV-Vertrag (Vertrag zur Aftragsverarbeitung) beschrieben. Die Maßnahmen zur Datensicherheit sind  insbesondere in der Anlage TOM (technisch-organisatorische Maßnahmen), einem Anhang des AV-Vertrags, beschrieben.

Wir helfen Ihnen dabei, die Datenschutzverpflichtungen gegenüber Ihren Kunden zu erfüllen und stellen Ihnen die Information zur Datenerhebung gemäß Artikel 13 DSGVO zur Verfügung. Bei Bedarf hierzu wenden Sie sich bitte an unseren Support unter +49 7634 500 8004 oder per Mail an hotline(at)hekatron.de.

Grundsätzlich gilt: Der Errichter, der unsere digitalen Produkte verwendet, ist selbst dazu verpflichtet und trägt die Verantwortung dafür, dass er sich datenschutzrechtlich korrekt ggü. seinen Kunden verhält. Hekatron kann den Kunden hierbei nur indirekt unterstützen und zusagen, dass die digitalen Produkte von Hekatron DSGVO-konform entwickelt und bereitgestellt werden.

Die Daten werden im eigenen Rechenzentrum der Securitas Gruppe gehostet, welches in der Schweiz betrieben wird. Dieses Rechenzentrum ist gemäß Tier‐IV‐Standard gebaut und nach ISO 27001 zertifiziert. Damit werden höchste Sicherheits‐ und Verfügbarkeitsstandards erfüllt.

Rechenzentrum

Das gesamte Anwendungssystem Mein HPlus inklusive Ihrer Daten wird in einem Rechenzentrum in der Schweiz betrieben. Dieses Rechenzentrum ist gemäß Tier‐IV‐Standard gebaut und nach ISO 27001 zertifiziert, so dass höchste Sicherheits‐ und Verfügbarkeitsstandards erfüllt werden.

Cloud‐Plattform

Ihre Daten liegen in einer Datenbank in einem eigenen, separaten Bereich des Rechenzentrums. Dieser wird als SOP (Secure‐Online‐Plattform) bezeichnet und von der Securiton AG betrieben. Die SOP ist eine modular aufgebaute private Cloud mit zentralen Firewalls, strikter Mandantentrennung (Multi‐Tenancy), redundanter Infrastruktur mit automatisierten Backups sowie 24/7‐Monitoring.

Applikation

Die Anwendung Mein HPlus besteht aus einer Web‐Anwendung und einer (Cloud-)Datenbank sowie mobiler Apps (Android/iOS). Sie basiert auf langjährig erprobten Komponenten, die gemeinsam mit unserem Schwesterunternehmen in Österreich, der Schrack Seconet, und erfahrenen Software-Entwicklungspartnern entwickelt, getestet und administriert werden. Datenübertragungen erfolgen stets über verschlüsselte Verbindungen (TLS 1.2/1.3).

Zugriffsrechte

Das Portal bietet ein Rollenkonzept. Nutzer haben nur Zugriff auf die eigenen Unternehmensdaten. Jedem Nutzer ist eine Rolle (Administrator, Innendienst, Techniker) zugeordnet.

Nutzer‐Zugang

Portalnutzer müssen sich mit Benutzername/E-Mail-Adresse und Passwort anmelden. Optional kann im Profil die Zwei-Faktor-Authentifizierung aktiviert werden. Die Nutzung der Zwei-Faktor-Authentifizierung wird seitens Hekatron empfohlen.

Server‐Administration

Der Zugriff auf die Server ist nur den Systemadministratoren der Hekatron, Schrack Seconet und Securiton möglich. Er erfolgt über VPN‐Verbindungen mit 2‐Faktor‐Authentifizierung. Jede Anmeldung wird protokolliert. Alle Systemadministrationen und Supportmitarbeiter sind im Datenschutz unterwiesen und zur Wahrung der Vertraulichkeit verpflichtet.

Die Schweiz ist kein Mitglied der Europäischen Union. Folglich findet auch die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) keine automatische Anwendung. Im Sinne der DSGVO gilt die Schweiz als Drittland. Jedoch liegt für die Schweiz ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Union vor, der der Schweiz ein der EU gleichwertiges Datenschutzniveau attestiert. Somit dürfen personenbezogene Daten ohne weitere Schutzvorkehrungen in die Schweiz übermittelt werden (siehe unten „Schweizer Datenschutzrecht“).

Sicherheit durch eigenes Rechenzentrum

Die Hekatron Vertriebs GmbH ist ein Unternehmen der Securitas Gruppe, Schweiz – eine familiengeführte Unternehmensgruppe, die seit 1907 im Dienste der Sicherheit tätig ist. Über deren eigenes Rechenzentrum vertreibt die Hekatron Vertriebs GmbH Ihre Digitalen Dienste und ist somit unabhängig von Fremdprovidern und Dienstleistern.

Schweizer Datenschutzrecht

Die Schweiz gilt als „sicheres Drittland“ im Sinne § 4b BDSG. Nach EU-Kriterien bietet die Schweiz somit ein angemessenes Schutzniveau für die Übermittlung von personenbezogenen Daten von der Europäischen Union in die Schweiz. (siehe oben - Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Union).

Ihre Daten werden abhörsicher und verschlüsselt über HTTPS (TLS 1.2 und TLS 1.3) übertragen. Diese Verbindung stellt eine sichere Transportverschlüsselung vom Browser zu Mein HPlus dar. Die Anwendungen werden bezüglich Datensicherheit von externen Firmen geprüft und auditiert (Pen-Testing).

Werden von einem Nutzer Daten von Mein HPlus abgerufen, so müssen diese Daten sicher und verschlüsselt vom Mein HPlus-Portalserver über das Netzwerk zu diesem Nutzer transportiert werden. Dies geschieht über das Übertragungsprotokoll HTTPS / TLS 1.2/1.3 HTTPS (Hypertext Transfer Protocol Secure). Das ist ein Kommunikationsprotokoll im World Wide Web, mit dem Daten abhörsicher übertragen werden können. Es stellt eine Transportverschlüsselung dar.

Sie verwalten alle Daten Ihrer Kunden selbst und können diese jederzeit eigenständig ändern und löschen. Hekatron Brandschutz sichtet oder verändert personenbezogene Daten nur nach explizitem Auftrag (z. B. im Fehlerfall). Unter rechtlichen Gesichtspunkten verarbeitet Hekatron Brandschutz die Daten Ihrer Kunden als Auftragsverarbeiter. Um das Portal nutzen zu können, ist es daher notwendig, dass Sie eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (AV) mit Hekatron Brandschutz abschließen.

Bei allen Fragen rund um den Datenschutz bei Hekatron, können Sie sich an unseren Datenschutzbeauftragten wenden:

Olav Seyfarth
Telefon: +49 7634 500-344
E-Mail: datenschutz(at)hekatron.de

Die Basisfunktionen sind kostenlos und werden kostenlos bleiben. Alle weiteren Module und Funktionalitäten werden kostenpflichtig angeboten.

Eine Übersicht der Lizenzen und Funktionen finden Sie in unserer Preis- und Paketübersicht.

Es erfolgt kein automatischer Übergang in eine bezahlpflichtige Nutzung. Sie müssen dieser aktiv zustimmen, sollten Sie die bezahlpflichtigen Funktionen über den kostenlosen Testzeitraum hinaus weiter nutzen wollen. Wir werden Sie hierzu rechtzeitig informieren.

Überblick Preise und Funktionen

Heute haben Sie verschiedene Systeme, die keine gemeinsame Schnittstelle haben. Das bedeutet für Sie einen hohen Aufwand bei der Zusammenführung der Daten (Copy & Paste). Mein HPlus führt diese Systeme zusammen. Zudem fügen wir tagesaktuelle Herstellerinformationen in das System ein.

Nur ein in der Cloud betriebenes System bietet die Flexibilität, um das System auch in Zukunft auf dem aktuellen Stand der Technik und Sicherheit zu halten. Und es entlastet Sie, eine eigene Infrastruktur (keine Apps, keine IT, keine Installationen) aufzubauen, mit der viele Kosten verbunden wären.

Nein, sowohl die Webanwendung HPlus Office als auch die HPlus Service-App funktionieren gewerkeübergreifend für Feststellanlagensysteme, Brandmeldesysteme, Rauchwarnmelder und vieles mehr.

In der App können verschiedene Anlagen und Komponenten herstellerübergreifend erfasst und angelegt werden. Eine einfache Erfassung der Daten, ohne diese manuell einzugeben, wird nur für Hekatron-Produkte unterstützt.

Die Systemnummer ist eine eindeutige Nummer über die ein System identifiziert werden kann. So kann die Verknüpfung zu Ihrem ERP System hergestellt werden.

Systeme und Komponenten können gruppiert werden. So könnte beispielsweise eine Gruppe „Gebäude 1 Erdgeschoss“ erstellt werden. Durch die Gruppierung werden die Systeme und Komponenten zusammen dargestellt und erleichtert für Sie als Techniker die Auffindbarkeit bei der Prüfung.